5 consejos para una gran comunicación con el cliente

Construir relaciones sólidas con sus clientes comienza con una gran comunicación. Si los clientes se ponen en contacto con su marca para un problema de servicio o asistencia de ventas, sus agentes siempre deben adoptar un enfoque que haga que los clientes se sientan seguros y apreciados. Aquí hay cinco consejos de comunicación que deleitarán a sus clientes y ganar su confianza a largo plazo.

Humanizar cada interacción

Cada intercambio debe comenzar con un saludo amistoso pero profesional que personaliza la experiencia. Los agentes deben presentarse, dirigirse al cliente por su nombre, y proporcionar una breve introducción que gracias al cliente por llegar y le asegura que el agente está allí para ayudar. Poner a los clientes en la facilidad hace posible para ayudarles mejor y ganar su confianza.

Sé un gran oyente

Los agentes pueden sentirse tentados a comenzar a hacer preguntas de inmediato, pero es esencial escuchar primero. Los clientes deben ser invitados a explicar su situación, incluso si el agente ya tiene información de antecedentes sobre el cliente o una solución para ofrecer. Al escuchar primero, los agentes permiten que la voz del cliente sea escuchada y también pueden aprender información pertinente que puede ayudarles a encontrar una solución. Los comentarios de los clientes pueden ser utilizados posteriormente para identificar problemas importantes de servicio que la marca puede mejorar para una mejor experiencia general.

Usar lenguaje positivo

Los clientes se sienten empoderados cuando escuchan un lenguaje positivo, especialmente cuando se encuentran en una situación difícil. Por lo tanto, los agentes deben evitar el uso de cualquier lenguaje negativo o dudoso que demuestre una incapacidad o falta de voluntad para ayudar. Si un agente necesita encontrar más información para ayudar mejor al cliente, debe usar frases positivas como “Déjame averiguar por ti” o “Yo estaría encantado de ayudarte”. Además, usando palabras que muestran empatía como “Entiendo” o “lo siento por las molestias” una vez más humaniza la experiencia y muestra respeto por el cliente.

Dar respuestas claras y concisas

Los agentes necesitan encontrar un equilibrio entre dar respuestas completas y mantener sus mensajes claros y concisos. Es imprescindible simplificar el lenguaje técnico para ayudar a los clientes a entender, y todas las explicaciones deben ser pertinentes y se explican claramente. Los clientes valoran su tiempo, así que los comentarios largos o excesivos de los agentes pueden ser frustrantes. A lo largo de cada intercambio, los agentes también deben verificar para asegurarse de que los clientes entiendan y pregunten si tienen alguna pregunta adicional.

Tomar medidas proactivas

Cuando un cliente comienza a explicar una situación, un agente puede acceder de manera proactiva al perfil del cliente con el fin de ayudarlo de manera más eficiente. Esto ahorra tiempo a todos y muestra un esfuerzo para personalizar la experiencia del cliente. Si un cliente ha experimentado cualquier tipo de inconveniente, el agente debe disculparse por la situación y proactivamente ofrecer algún tipo de compensación. Del mismo modo, ofrecer a los clientes información detallada antes de preguntar -como información de seguimiento de pedidos o enlaces a manuales de soporte en línea- demuestra un afán de ayudar a los clientes y les hace sentirse seguros acerca de su marca.

Una comunicación clara y amistosa con los clientes es esencial para ganar su confianza. Al ofrecer un enfoque personalizado y eficiente, su lealtad puede ganarse a largo plazo. Para ofrecer lo mejor en servicio al cliente, aprenda sobre Neotel, un líder global en soluciones de software de centros de contacto basadas en la nube y plataforma de interacción con clientes premium omnichannel para grandes experiencias de los clientes.

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